Conditions générales

I - Domaine d'application

Les présentes conditions générales sont applicables aux conventions par lesquelles le Cabinet Digital ZE COMPTABLE®, Cabinet d’experts-comptables fournissant des prestations de haute qualité entièrement dématérialisées, se voit confier des missions, principales ou accessoires à l’expertise comptable, par son client.

Le client reconnaît expressément qu’il contracte en qualité de professionnel selon le code de la consommation, pour les besoins ou à l’occasion de son activité professionnelle.

II - Définition et ajustement de la mission

Les travaux incombant à l’expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et le cas échéant ses annexes.

Ils y sont strictement limités.

La mission est fixée sur la base des éléments déclarés par le client lorsqu’il a sollicité les services de l’expert-comptable.

La mission confiée, qui consiste en une mission d’examen limité, n’est pas un audit et n’implique pas une recherche active de fraudes, de falsifications, de détournements.

Elle consiste en un contrôle de régularité formelle de la comptabilité et implique des contrôles par épreuve de pièces ainsi qu’un examen de cohérence.

Toute évolution de la situation du client, qu’elle soit comptable, fiscale, sociale, ou juridique, justifiera la mise en conformité et l’ajustement de la mission initiale, par la formalisation d’un avenant.

III -Durée de la mission

La mission de l’expert-comptable est confiée par le client, sans engagement de durée.

Elle s’exécute sous forme d’un abonnement mensuel au Cabinet digital ZE COMPTABLE®, qui réalise la mission décrite ci-avant, selon les modalités exposées ci-dessous.

Elle se renouvelle par tacite reconduction, chaque fin de mois pour le mois suivant.

IV - Modalité d'éxécution de la mission

La mission d’expertise comptable confiée présente la spécificité d’être exécutée de manière totalement dématérialisée, et à distance, en recourant à l’Internet.

L’expert-comptable permettra au client d’accéder au Cabinet Digital ZE COMPTABLE®, via une rubrique « mon compte » d’un espace client dédié, en utilisant un identifiant et un code d’accès qui lui seront communiqués à titre strictement confidentiel.

La transmission par le client des documents et informations nécessaires à la réalisation de la mission convenue de l’expert-comptable se réalisera exclusivement par voie dématérialisée, via l’application Tiime®, partenaire du Cabinet Digital ZE COMPTABLE®.

Le client aura pour obligation de transmettre lesdits documents après les avoir photographiés, via ladite application Tiime® qu’il devra télécharger, s’agissant d’un prérequis pour l’exécution de la mission.

En cas de difficultés rencontrées avec les applications et logiciels tiers utilisés pour transmettre les données comptables au Cabinet Digital ZE COMPTABLE® , l’expert-comptable indiquera au client la nouvelle technologie à utiliser.

Par exception, de manière exceptionnelle et en cas de nécessité, le client pourra être autorisé à transmettre lesdits documents sous forme numérisée via une adresse mail dédiée.

La transmission des éléments comptables à l’expert-comptable devra impérativement intervenir chaque mois, au plus tard le 5 de chaque mois suivant pour le mois précédent, le client assumant l’obligation d’actualiser les éléments de sa situation auprès du Cabinet Digital ZE COMPTABLE®.

Par exception, les éléments comptables nécessaires à la préparation des déclarations de TVA mensuelle ou trimestrielle, devront être transmis par le client 15 jours avant l’échéance de déclaration correspondante.

Corrélativement, l’expert-comptable fera parvenir ses travaux au client, également par voie dématérialisée, par l’intermédiaire du Cabinet Digital ZE COMPTABLE®.

V - Obligations de l'expert-comptable

L’expert-comptable effectuera la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du code de déontologie, intégrées au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité expertise comptable, de la norme professionnelle de « maîtrise de la qualité », de la norme professionnelle relative aux obligations de la profession d’expertise comptable en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée.

Il contracte en raison de cette mission, une obligation de moyens.

L’expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix.

L’expert-comptable est tenu :

• au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du code pénal,
• un devoir de discrétion dans les conditions prévues à l’article 147 du décret numéro 2012 – 432 du 30 mars 2012.

La diffusion à des tiers d’informations et documents recueillis et/ou établis au cours de la mission, nécessaire à la bonne exécution de cette dernière, est autorisée sous réserve d’obtenir l’accord préalable du client.

L’expert-comptable mettra tout en œuvre pour permettre aux clients d’accéder de manière constante et permanente au Cabinet digital ZE COMPTABLE®, s’agissant d’une obligation de moyens.

Il s’engage à recourir à tout procédé habituel et raisonnable permettant la protection et la sécurisation des données transmises, et à procéder à des sauvegardes régulières.

VI -Obligations du client

1 - Obligation de collaboration loyale à l’exécution de mission d’expertise-comptable

Pour mettre l’expert-comptable en mesure d’exécuter sa mission, le client s’engage :

• à fournir préalablement à l’expert-comptable, avant tout commencement de l’exécution de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L561-1 et suivants du code monétaire et financier,
• à mettre à la disposition de l’expert-comptable, l’ensemble des documents nécessaires à l’exécution de sa mission, dans les délais évoqués ci-avant, sauf délai contraire précisé dans la lettre de mission,
• à réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives,
• à porter à la connaissance de l’expert-comptable, les faits nouveaux exceptionnels et à lui signaler également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité,
• à confirmer par écrit, si l’expert-comptable lui demande, que les documents renseignements et explications fournies sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité,
• à vérifier que les états et documents produits par l’expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et informer sans retard le professionnel de tout manquement erreur.

Le client restera responsable de la bonne application de la législation et des règlements vigueur.

L’expert-comptable ne peut pas être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de sa mission.

Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par l’expert-comptable pendant les délais légaux de conservation requis par la loi ou le règlement.

Le client s’engage expressément à assurer la sauvegarde, la conservation et l’archivage des données et traitements informatisés relatifs à la mission confiée à l’expert-comptable, de sorte en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure, pour une durée minimale de 10 ans.

2 - Obligations liées aux modalités d’exécution de la mission par voie dématérialisée

Le client s’engage à suivre les tutoriels lui permettant d’utiliser dans des conditions satisfaisantes les outils numériques mis à disposition.

Dans cette perspective, il s’engage à disposer en permanence, sous sa responsabilité, d’un matériel informatique opérationnel, d’un accès à Internet, d’une adresse mail, d’une configuration de son navigateur et de l’application Tiime®, lui permettant de communiquer dans des conditions de qualité et d’efficacité suffisantes avec la Cabinet digital ZE COMPTABLE® pour l’exécution de la mission confiée à l’expert-comptable.

Il s’interdit de communiquer les identifiants et mots de passe communiqués par l’expert-comptable pour lui permettre l’accès à son espace client dédié. Le client est le seul responsable de ses codes et de leur utilisation.

Le client s’interdit d’utiliser le site à des fins illicites ou sans rapport avec la mission confiée.

Au cas particulier, il s’interdit d’accéder de manière non autorisée, de reproduire, de copier, de télécharger d’exploiter, d’entraver, de perturber, tout ou partie du site ou de son contenu ou plus généralement, de l’utiliser de manière déloyale et sans rapport avec les nécessités ou finalités de la mission confiée.

Il est précisé que  « ZE COMPTABLE® » est une marque déposée outre que le site « www.zecomptable.com® » est la propriété de l’expert-comptable.

Toute extraction, transfert, copie, reproduction, représentation, utilisation de toutes données et éléments présents sur ce site est interdite, sauf autorisation écrite et préalable de l’expert-comptable.

Le client sera seul responsable des dommages directs et indirects, matériels ou immatériels, causés à lui-même ou à ses préposés, ses cocontractants ou au tiers, et résultant de l’utilisation qu’il fera du site Internet.

Les risques liés à son utilisation lui incombent exclusivement, étant précisé que l’expert-comptable ne donne aucune garantie concernant les sites Internet tiers vers lesquels des renvois sont susceptibles d’être proposés.

Le client sera également seul responsable des conséquences d’une contamination par virus informatique des données qu’il transmet.

De manière générale, le client prendra toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique, et son réseau avec un antivirus régulièrement mis à jour.

Le client accepte que l’expert-comptable conserve et exploite, les données et informations qu’il lui remet, pour exécuter sa mission.

VII -Conditions financières

L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte.

Il est remboursé des frais et débours éventuels rendus nécessaires par l’exécution de la mission.

L’honoraire de l’expert-comptable pour les prestations du Cabinet digital ZE COMPTABLE® est payé mensuellement, sous forme d’un abonnement.

Ce dernier fixé en fonction des éléments déclarés par le client lors de la souscription, concernant sa situation, et des options choisies.

Le client s’engage à déclarer toute modification de sa situation par rapport à ceux qu’il a déclarés lors de la souscription.

En cas de modification de la situation du client, par rapport aux éléments déclarés lors de la souscription concernant sa situation comptable, fiscale, juridique, sociale, les parties s’engagent à régulariser dans le mois suivant cette modification, un avenant à la mission initiale, pour assurer la mise en conformité à cette évolution, notamment en ce qui concerne l’honoraire du à l’expert-comptable.

L’abonnement mensuel est payé en ligne par carte bancaire, le cinq de chaque mois, par avance et sans escompte.

En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant de la date du règlement figurant sur la facture, sans qu’un rappel ne soit nécessaire.

Sauf disposition contraire qui ne peut toutefois pas fixer un taux d’intérêt de ces pénalités inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal, le taux d’intérêt sera égal à celui appliqué par la banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majorée de 10 points de pourcentage.

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 € est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement.

Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justification.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception, préciser la prestation contestée, et être motivée.

Ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées, y compris celles réalisées concomitamment, simultanément, ou incluses dans la même facture.

Le non-paiement des honoraires à l’échéance prévue pourra entraîner, 8 jours après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse, la suspension des travaux et la fin de la mission.

En cas de changement des modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client.

En cas de notification de résiliation de mission en cours de mois, l’abonnement mensuel restera du pour le mois en cours.

Aucune réduction ni remise sur l’abonnement payé ne sera consentie en l’absence de réalisation du bilan de l’exercice en cours, suite à la résiliation intervenue avant la clôture du bilan.

VIII - Suspension de la mission

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension visée, à moins que le retard en résultant ne justifie la résolution de la mission.

Pendant la période de suspension, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.

En cas de manquement du client à l’une de ses obligations, tel un défaut de paiement des honoraires à l’échéance du prix, l’expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission et l’accès au site internet dédié, après l’envoi d’une mise en demeure sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception, restée sans effet pendant 8 jours.

L’expert-comptable ne pourra être tenu responsable des conséquences préjudiciables pouvant découler de la suspension.

IX - Résiliation de la mission à durée indétermiée

1 - Résiliation par l'expert-comptable

L’expert-comptable pourra mettre un terme à sa mission pour des motifs justes et raisonnables, tels que, sans que la liste soit limitative :

• la perte de confiance envers le client,
• la méconnaissance par le client d’une clause substantielle du contrat,
• la présence d’un ou plusieurs mouvements significatifs financiers sans justificatif,
• l’absence de traçabilité de fonds,
• le refus du client de régulariser un avenant à la mission dans le délai d’un mois à compter de l’évolution de sa situation comptable, fiscale, juridique ou financière, en cas de modification substantielle de celle-ci,
• le non-paiement répété des honoraires et abonnement à date convenue

Il pourra également mettre un terme à sa mission à durée indéterminée, chaque année, au terme de l’exercice en cours, en respectant un délai de prévenance de 3 mois, courant le jour de la présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception de résiliation.

En revanche, l’expert-comptable aura l’obligation de dénoncer le contrat dès la survenance d’un événement susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance, conformément à ses règles déontologiques.

La résiliation par l’expert-comptable ne pourra intervenir qu’après notification par lettre recommandée avec accusé de réception.

Par exception, lorsqu’elle est envisagée pour manquement du client à l’une de ses obligations, la résiliation ne pourra intervenir qu’après mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, restée infructueuse pendant huit jours.

2 – Résiliation par le client

Le client aura la possibilité de résilier librement la mission confiée à l’expert-comptable, en lui adressant également une lettre recommandée avec accusé de réception.

3 – Effets

3.1 - En cas de résiliation par l’expert-comptable au terme de l’exercice en cours, sa mission prendra fin le dernier jour à minuit de l’exercice en cours.

Il restera tenu de toutes ses obligations jusqu’à cette date, et notamment d’établir le bilan, sauf résiliation du client intervenue dans le délai de prévenance de 3 mois que l’expert-comptable doit respecter.

3.2 - Dans tous les autres cas, la résiliation par l’une ou l’autre des parties produira effet au dernier jour du mois en cours lors de présentation de la lettre recommandée avec accusé de réception de résiliation, à minuit.

La résiliation mettra un terme à toutes les obligations de l’expert-comptable à cette date, et notamment à celles de procéder aux déclarations, formalités, élaboration des documents comptables correspondants, y compris le bilan.

La production du bilan de l’exercice par l’expert-comptable est subordonnée au fait que la mission soit en cours au mois de la date de clôture de l’exercice, ce qui implique l’absence de résiliation notifiée avant le début de ce mois.

X - Responsabilité de l'expert comptable

1 - Responsabilité professionnelle

La responsabilité civile professionnelle l’expert-comptable est couverte par un contrat d’assurance dans les conditions fixées par l’article 138 du décret du 30 mars 2012.

La responsabilité de l’expert-comptable ne pourra pas être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client serait une conséquence :

• d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par lui-même ou un de ses salariés,
• du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à l’expert-comptable,
• des fautes commises par des tiers intervenants chez le client.

2 - Responsabilité liée à la dématérialisation

L’expert-comptable s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la fourniture du service proposé par voie dématérialisée.

Le client est informé du défaut de fiabilité et des risques inhérents à l’utilisation de l’outil informatique et de l’internet.

L’expert-comptable n’assumera aucune responsabilité en cas de captation ou de perte de données lors de leur transmission par le client, chaque partie assumant la responsabilité des communications réalisées.

Aucune responsabilité ne sera encourue en cas d’interruption temporaire de service en raison d’opérations de maintenances informatiques et/ou logicielle nécessaires à l’exécution de la mission, ni en cas de coupure d’accès internet, ni en cas de dysfonctionnement de l’application Tiimes® utilisée.

En cas d’interruption de service ou de difficultés d’accès au Cabinet digital ZE COMPTABLE®, l’expert-comptable assumera une responsabilité uniquement en cas de faute personnelle caractérisée de sa part, notamment dans la maintenance de ses propres systèmes et installations.

3 - Aménagement de responsabilité

La responsabilité contractuelle de l’expert-comptable à l’égard du client, pour quelque motif que ce soit, est limitée à un plafond correspondant à l’honoraire payé à l’expert-comptable au titre de la mission souscrite, pour les 12 derniers mois précédant la date à laquelle le client met en cause sa responsabilité et demande indemnisation.

En tout état de cause, la responsabilité de l’expert-comptable ne pourra être engagée que dans un délai d’un an à compter du moment où le client a eu connaissance ou aurait dû avoir connaissance du fait lui permettant de le mettre en cause.

XI - Résolutions des différents

En cas de contestation par le client des conditions d’exercice de la mission ou de différend sur les honoraires, l’expert-comptable s’efforce de faire accepter la conciliation ou l’arbitrage du président du conseil régional de l’ordre avant toute action en justice.

XII - Droit applicable et juridictions compétentes

Le contrat est régi et interprété par le droit français.

Tous les litiges auxquels le contrat pourra donner lieu notamment au sujet de sa conclusion, son interprétation, son exécution, sa résiliation/résolution/annulation, et plus largement sa validité, seront soumis aux tribunaux compétents de NANTES.

XIII - Mise à jour

L’expert-comptable procédera, en tant que de besoin, à la modification des présentes conditions générales, ce dont le client sera informé par tout moyen utile, y compris par publication sur le site internet dédié à l’exécution de la mission.